Chúng ta đã nghe rất nhiều về thuật ngữ “ số hóa”, “chuyển đổi số”, tầm quan trọng của “số hóa”, “chuyển đổi số” đối với doanh nghiệp trong những năm gần đây, và đặc biệt sau đại dịch Covid 19, thì những thuật ngữ này ngày càng xuất hiện dày đặc trên báo chí hơn. Và trong cơn đại dịch này, lại là một minh chứng rất rõ cho tầm quan trọng của việc số hóa và chuyển đổi số trong doanh nghiệp.
Tuy nhiên trên thực tế, không phải chủ doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ và phân biệt được sự khác biệt giữa 2 thuật ngữ này. Đối với một số người sự khác biệt này có thể là không quan trọng, nhưng đối với các chủ doanh nghiệp muốn áp dụng số hóa và chuyển đổi số thì việc phân biệt các khái niệm này là rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến việc quyết định áp dụng như thế nào, mức độ ưu tiên và liên quan thế nào đến chiến lược phát triển doanh nghiệp trong tương lai.
1. Số hóa là gì?
Số hóa là việc sử dụng các công nghệ kỹ thuật số để chuyển đổi những thứ không phải là kỹ thuật số thành định dạng hoặc thao tác kỹ thuật số.
Ví dụ : Scan tài liệu giấy và lưu nó dưới dạng tài liệu kỹ thuật số (file PDF chẳng hạn). Và sau đó hệ thống máy tính có thể sử dụng các file tài liệu kỹ thuật số này cho các mục đích khác.
Hoặc như trong các thiết bị đo được sử dụng trong sản xuất, thì kết quả của phép đo sẽ được chuyển đổi từ số đọc thủ công hoặc cơ học sang số đo điện tử. Và kết quả đó có thể nối với một phần mềm nào đó để sử dụng số liệu kết quả này để xử lý các quá trình tiếp theo.
Hiện nay số hóa thường được áp dụng trong doanh nghiệp dưới hình thức số hóa dữ liệu lưu trữ của doanh nghiệp. Với việc áp dụng này, sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí lưu trữ, tiết kiệm thời gian tìm kiếm, chia sẻ thông tin nhanh chóng, tăng cường khả năng bảo mật thông tin, tránh việc hư cũ tài liệu trong quá trình lưu trữ lâu dài, và đặc biệt sẽ là một bước đệm cho việc chuyển đổi số của doanh nghiệp sau này.
Và nhờ vào số hóa mà doanh nghiệp có thể cải thiện một số qui trình của mình một cách tự động hóa để tối ưu hóa chi phí vận hành. Ví dụ như : tạo ra qui trình tự động về đơn đặt hàng, tự tạo mã đơn hàng, tự động chuyển đơn hàng đến các bộ phận liên quan để xử lý, thay vì phải làm thủ công như gửi email, gọi điện thoại... như trước đây, các dữ liệu tự động để về hệ thống mà không cần người nhập…
2. Chuyển đổi số
Chuyển đổi số được hiểu là việc áp dụng công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các hoạt động của doanh nghiệp, tận dụng công nghệ để thay đổi cách thức vận hành, mô hình kinh doanh và cung cấp những giá trị mới cho khách hàng, từ đó tăng vị thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường.
Vì vậy việc áp dụng chuyển đổi số cũng sẽ tác động đến văn hóa doanh nghiệp, đòi hỏi các doanh nghiệp phải sẵn sàng đổi mới và chấp nhận thất bại trong giai đoạn đầu thử nghiệm.
Tại Việt Nam, khái niệm “chuyển đổi số” thường được hiểu theo nghĩa là quá trình thay đổi mô hình doanh nghiệp truyền thống sang doanh nghiệp số bằng cách áp dụng công nghệ số mới trong lĩnh vực như : Big data, Internet vạn vật, …
Hiện nay có rất nhiều lĩnh vực áp dụng chuyển đổi số như marketing (digital marketing), công nghiệp sản xuất, ngân hàng, dịch vụ …
3. Sự khác biệt giữa chuyển đổi số và số hóa
Khác nhau :
- Số hóa: chỉ là chuyển đổi dữ liệu sang định dạng kỹ thuật số. Số hóa mô tả sự chuyển đổi thuần túy từ tương tự sang kỹ thuật số của dữ liệu và tài liệu hiện có. Ví dụ như scan tài liệu thành định dạng PDF file, hoặc quét một bức ảnh… Bản thân dữ liệu không bị thay đổi, nó chỉ được mã hóa ở định dạng kỹ thuật số.
- Số hóa có thể thu được lợi ích hiệu quả khi dữ liệu số hóa được sử dụng để tự động hóa các qui trình và cho phép khả năng truy cập tốt hơn, nhưng số hóa không tìm cách tối ưu hóa các qui trình hoặc dữ liệu.
- Chuyển đổi số: được hiểu là chuyển đổi mô hình kinh doanh của bạn sang mô hình kỹ thuật số. Chuyển đổi số đòi hỏi ứng dụng công nghệ thông tin kỹ thuật số để biến đổi các qui trình của doanh nghiệp : đánh giá, tái cấu trúc, có thể thay đổi mô hình kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
- Nếu số hóa là sự chuyển đổi dữ liệu thì chuyển đổi số là việc sử dụng dữ liệu chuyển đổi đó để phân tích, thay đổi qui trình vận hành, đưa ra những chiến lược, mô hình kinh doanh phù hợp cho doanh nghiệp.
- Bạn có thể số hóa một tài liệu nhưng chuyển đổi số cho một nhà máy, ví dụ, số hóa một báo cáo, nhưng chuẩn hóa qui trình thu thập dữ liệu, qui trình làm việc của tổ chức mình.
